Los 5 errores más comunes al gestionar capacitaciones SENCE (y cómo evitarlos)
Gestionar correctamente el beneficio SENCE es clave para que las empresas aprovechen al máximo su presupuesto de capacitación, pero muchas cometen errores que pueden costarles dinero y tiempo.
En este artículo, te mostramos los 5 errores más comunes al gestionar SENCE y cómo evitarlos, asegurando que la formación de tu equipo sea eficiente y libre de complicaciones.
¿Por qué es clave gestionar correctamente el beneficio SENCE?
El beneficio SENCE es una gran oportunidad para que las empresas capaciten a sus colaboradores sin costos adicionales, pero si no se gestiona de manera correcta, puede convertirse en una fuente de problemas.
Errores administrativos, falta de planificación o desconocimiento de las normativas pueden llevar a pérdida de presupuesto, incumplimiento de KPIs y una carga de trabajo innecesaria para RRHH.
A continuación, exploramos cómo estos problemas afectan a las empresas y qué se puede hacer para evitarlos.
El impacto de una mala gestión en las empresas
Cuando el beneficio SENCE no se administra correctamente, las consecuencias pueden ser significativas:
Pérdida del presupuesto disponible: Si no se utilizan los fondos dentro del plazo anual, estos se pierden y no pueden recuperarse. Según la Dirección del Trabajo, muchas empresas no aprovechan el total de su franquicia por una mala planificación.
Incumplimiento de KPIs de capacitación: Recursos Humanos tiene la responsabilidad de cumplir con indicadores clave, como el número de empleados capacitados o el desarrollo de habilidades estratégicas.
Si los cursos no se ejecutan correctamente, estos objetivos quedan incumplidos, afectando la evaluación del área.Carga administrativa innecesaria: Gestionar SENCE implica inscripciones, documentación, contratos y reportes.
Cuando no se lleva un control adecuado, RRHH puede terminar sobrecargado, perdiendo tiempo en trámites en lugar de enfocarse en el desarrollo estratégico del talento.
📌 Ejemplo real: Empresas que intentan gestionar SENCE internamente sin un plan claro suelen encontrarse con problemas de inscripciones tardías, errores en la documentación o dificultades para validar cursos bonificables, lo que las deja fuera del beneficio.
Los 5 errores más comunes al gestionar capacitaciones SENCE
Error #1 - No planificar con anticipación
📌 Problema: Muchas empresas dejan la gestión de SENCE para fin de año, lo que genera un colapso administrativo y la posibilidad de perder el presupuesto asignado.
Cada año, las empresas que tributan en primera categoría tienen un monto disponible para capacitaciones bonificadas.
Sin embargo, este beneficio no es acumulable, por lo que si no se utiliza dentro del plazo correspondiente, se pierde.
🔴 Ejemplo común: Empresas que intentan inscribir capacitaciones en noviembre o diciembre, cuando los cupos en los OTEC ya están agotados y la carga administrativa de SENCE aumenta, provocando retrasos y pérdida de fondos.
✅ Solución: La clave para evitar este problema es crear un plan anual de capacitaciones, definiendo con anticipación:
Cuánto presupuesto SENCE tiene disponible la empresa.
Qué áreas o colaboradores necesitan formación.
Qué capacitaciones alineadas a los objetivos de negocio se pueden priorizar.
Un buen punto de partida es revisar la normativa en la página oficial de SENCE para asegurarse de cumplir con todos los requisitos desde el inicio del año.
Error #2 - No elegir capacitaciones alineadas a los KPIs de la empresa
📌 Problema: Muchas empresas invierten en capacitaciones sin un criterio estratégico, eligiendo cursos por disponibilidad en lugar de alinearlos a sus objetivos organizacionales. Esto resulta en empleados que asisten a formaciones poco relevantes para su trabajo y un impacto mínimo en el negocio.
🔴 Ejemplo común: Una empresa del sector retail que invierte en cursos de contabilidad general para sus equipos de ventas, en lugar de capacitarlos en atención al cliente o técnicas de cierre de ventas.
✅ Solución: Para que la capacitación sea realmente efectiva, debe estar alineada con los KPI de Recursos Humanos y los objetivos estratégicos de cada sector de la empresa que requiere capacitaciones.
Algunas preguntas clave antes de elegir un curso son:
¿Esta capacitación ayudará a mejorar el desempeño del equipo?
¿Se relaciona con un área crítica para el crecimiento del negocio?
¿Es una necesidad real detectada en evaluaciones de desempeño?
Entre las capacitaciones estratégicas más efectivas se encuentran:
Liderazgo y gestión de equipos.
Habilidades digitales y transformación tecnológica.
Seguridad laboral y cumplimiento normativo.
Optimización de procesos y mejora en productividad.
Las empresas pueden revisar el catálogo de capacitaciones bonificadas en la plataforma de SENCE para verificar qué cursos están disponibles y cómo alinearlos a su estrategia.
Error #3 - Errores en la inscripción y documentación
📌 Problema: Gestionar las capacitaciones SENCE sin cumplir con todos los requisitos administrativos puede hacer que la empresa pierda la bonificación.
Uno de los errores más comunes es no completar correctamente los trámites exigidos por SENCE, lo que puede resultar en que la capacitación no sea reconocida y la empresa deba asumir el costo total del curso.
🔴 Ejemplo común: Empresas que inscriben a sus trabajadores en un curso sin verificar si el OTEC está acreditado, o que presentan documentación fuera de plazo, perdiendo la posibilidad de bonificar el programa de formación.
✅ Solución: Para garantizar que la bonificación se haga efectiva, es clave cumplir con todos los requisitos exigidos por SENCE y llevar un control detallado del proceso.
Los documentos y trámites esenciales incluyen:
Inscripción de cursos y participantes en la plataforma SENCE antes del inicio de la capacitación.
Contratos firmados con OTEC autorizados, asegurando que el curso sea bonificable.
Registro de asistencia y cumplimiento de la cantidad mínima de horas.
Entrega de informes y comprobantes de pago dentro de los plazos establecidos.
Para conocer la normativa vigente y evitar problemas, consulta la normativa oficial de SENCE.
Error #4 - No medir el impacto de la capacitación
📌 Problema: Muchas empresas no realizan un seguimiento adecuado de las capacitaciones, lo que significa que no saben si realmente generaron mejoras en el equipo.
Invertir en formación sin medir su efectividad es un desperdicio de recursos. Sin una evaluación clara, RRHH no puede determinar si los empleados aplicaron lo aprendido ni justificar la inversión ante la gerencia.
🔴 Ejemplo común: Empresas que capacitan a sus equipos en nuevas herramientas digitales, pero que no verifican si realmente están utilizando esos conocimientos en su trabajo diario.
✅ Solución: Implementar un sistema de evaluación del impacto de la capacitación, utilizando métricas como:
Encuestas de satisfacción post-capacitación.
Evaluaciones de conocimiento antes y después del curso.
Feedback de los supervisores sobre la aplicación práctica de lo aprendido.
Análisis de desempeño, comparando indicadores antes y después de la formación.
👉 Consejo: RRHH puede desarrollar un dashboard de seguimiento, donde se centralicen los resultados de cada capacitación y se vinculen con los objetivos de la empresa.
Error #5 - Gestionar SENCE sin apoyo especializado
📌 Problema: Intentar gestionar todo el proceso SENCE internamente, sin la experiencia o los recursos adecuados, puede generar errores administrativos, pérdida de tiempo y sobrecarga en RRHH.
Muchas empresas subestiman la complejidad de la gestión de capacitaciones SENCE, asumiendo que su equipo podrá manejarla sin inconvenientes.
Sin embargo, esto puede resultar en inscripciones fallidas, documentación incompleta o capacitaciones mal ejecutadas, lo que pone en riesgo la bonificación.
🔴 Ejemplo común: Un equipo de RRHH que decide gestionar SENCE internamente sin conocer bien la normativa. Como resultado, olvidan inscribir los cursos dentro del plazo y terminan asumiendo los costos de la capacitación.
✅ Solución: Trabajar con un partner especializado en SENCE, como DHumanLab, permite reducir la carga administrativa y asegurar el cumplimiento normativo.
Las principales ventajas de externalizar la gestión son:
Cero burocracia para RRHH: Un equipo experto se encarga de todo el proceso.
Cumplimiento garantizado: Evita errores en inscripciones, documentación y bonificaciones.
Capacitaciones alineadas a objetivos estratégicos: Un enfoque integral para aprovechar al máximo el beneficio.
Al contar con un experto, la empresa no solo optimiza el uso del presupuesto SENCE, sino que también se asegura de que la formación tenga un impacto real en su equipo.
¿Cómo evitar estos errores y optimizar el uso de SENCE?
Para garantizar una gestión eficiente del beneficio SENCE, es fundamental seguir una serie de buenas prácticas que ayuden a evitar errores y maximizar su impacto.
Aquí te dejamos un checklist con claves para optimizar el proceso:
Planifica con anticipación: Define un plan de capacitaciones desde el inicio del año y monitorea el uso del presupuesto disponible.
Selecciona cursos estratégicos: Asegúrate de que las capacitaciones estén alineadas con los KPI de la empresa y las necesidades reales del equipo.
Gestiona correctamente la documentación: Revisa los requisitos en la normativa SENCE y cumple con todos los trámites administrativos.
Mide el impacto de las capacitaciones: Implementa encuestas, evaluaciones de desempeño y métricas claras para medir el retorno de la inversión.
Asóciate con un partner especializado: Contar con expertos en SENCE puede evitar errores administrativos y asegurar que la bonificación se haga efectiva.
Siguiendo estos pasos, tu empresa podrá aprovechar al máximo el beneficio SENCE, sin perder dinero ni tiempo en trámites innecesarios.
Convierte la capacitación en un motor de crecimiento para tu empresa
El beneficio SENCE es una herramienta clave para el desarrollo de los equipos, pero una mala gestión puede hacer que la empresa pierda tiempo, dinero y oportunidades de formación.
Para evitar errores y maximizar el impacto de cada capacitación, es fundamental planificar con anticipación, elegir cursos alineados a los objetivos estratégicos y asegurar el cumplimiento normativo.
En DHumanLab, ayudamos a empresas de todos los tamaños a gestionar sus capacitaciones de forma eficiente, reduciendo la carga administrativa y asegurando que cada curso tenga un impacto real.
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